Compartiment arhivă

CONTACT

Telefon: 0264313160 int. 161

Camera 21

ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUII

Asigurǎ evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, asigurând astfel evidenţa tuturor intrǎrilor şi ieşirilor de unitǎţi arhivistice în/din depozitele de arhivǎ.
Urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor, verificǎ modul de respectare a prevederilor Legii nr.16/1996, legea arhivelor naţionale, modificatǎ de cǎtre compartimentele creatoare de documente şi propune mǎsuri de remediere a disfuncţionalitǎţilor constatate.
Verificǎ şi preia de la compartimente, pe bazǎ de inventare, dosarele constituite, întocmeşte inventare pentru documentele fǎrǎ evidenţǎ aflate în depozite. Dupǎ verificarea şi preluarea acestor documente, acestea vor fi ordonate arhivistic pe rafturi.
Cerceteazǎ documentele din depozit în vederea eliberǎrii de copii, extrase şi certificate ale actelor solicitate de cǎtre cetǎţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare, acte create sau deţinute de cǎtre Primǎria Turda şi întocmeşte rǎspunsurile necesare. Pune la dispoziţie pe bazǎ de semnǎturǎ şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare de documente, iar la restituire verificǎ integritatea documentelor împrumutate, asigurǎ reintegrarea acestora în fond.
Menţine ordinea şi asigurǎ curǎţenia în depozitul de arhivǎ, propune mǎsuri de dotare corespunzǎtoare cu mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. a depozitelor, propune mǎsuri în vederea asigurarii condiţiilor corespunzǎtoare de pǎstrare şi conservare a arhivei.
Asigurǎ legǎtura cu Direcţia Judeţeanǎ a Arhivelor Naţionale Cluj. Pune la dispoziţia delegatului Direcţiei Arhivelor Naţionale Cluj toate documentele solicitate cu prilejul efectuǎrii acţiunilor de control.
Pregǎteşte documentele (cu valoare istoricǎ) şi inventarele acestora în vederea predǎrii acestora la Direcţia Judeţeanǎ a Arhivelor Naţionale Cluj.
Asigurǎ selecţionarea documentelor, conform prevederilor Legii nr.16/1996, modificatǎ şi completatǎ, a nomenclatorului arhivistic intern. Asigurǎ predarea la topit a documentelor cu termen de pǎstrare expirat şi respectiv la Direcţia Judeţeanǎ a Arhivelor Naţionale Cluj a documentelor cu termen de pǎstrare expirat în instituţie.
Selecţioneazǎ documentele cu termen de pǎstrare permanent în vederea predǎrii acestora spre pǎstrare permanentǎ la Direcţia Judeţeanǎ a Arhivelor Naţionale Cluj (conform Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, aceste documente se predau dupǎ 30 ani de la crearea lor cǎtre Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale acestora, în vederea pǎstrarii permanente).
Întocmeşte inventare pentru documentele aflate în depozit, care nu sunt inventariate.
Efectueazǎ legarea dosarelor cu termen de pǎstrare permanent, asigurându-le astfel împotriva degradǎrii.
Propune mǎsuri pentru îmbunǎtǎţirea activitǎţii proprii în cadrul compartimentului.